Fem steg för att vända pyramiden i praktiken

Utdrag ur Handbok för Framtidens ledare. © Anna Philipson. Citera och referera gärna till texten så länge källan anges

I dagens förändringstakt möter vi hela tiden en ny spelplan och förutsättningarna ändras hela tiden. Att utvecklas och förbättras handlar mindre om att steg för steg närma oss ett stabilt perfekt läge och mer om att hela tiden leta nya utvecklingsmöjligheter, röra oss igenom de förändringar vi möter så smidigt som möjligt och ställa in oss på att det inte är en rak väg vi har framför oss.

Något som sker när vi vänder pyramiden uppåner är att den slutar stå på en stabil grund, i ett fixerat läge. Istället krävs aktivitet från alla oss som håller den för att den ska fortsätta stå stadigt. På samma sätt krävs det konstant utveckling för att bibehålla en stark affär och resultat som håller och utvecklas även när förutsättningarna ändras. Det här förändringsarbetet är inget engångsjobb och har inget slutdatum; vi rör oss ständigt genom utveckling om och om igen i stort och smått. Det går alltid att bli bättre och röra sig framåt, men rörelsen liknar mer en spiral än en linje: ibland går det uppåt, ibland neråt, men på det stora hela utvecklas vi och rör oss framåt.

Att vända pyramiden innebär därför också att skapa en positiv utvecklingsrörelse, där vi inte rör oss linjärt, utan istället i konstant utveckling i takt med omvärldens utmaningar och möjligheter. Som en god acceleration där människor och affärer växer tillsammans, mår bra och håller över tid.

De fem stegen har stora likhet med faserna inom teamutveckling – men i större skala. Du jobbar med affären samtidigt som du utvecklar teamet, organisationen och kulturen. Samtidigt som du skapar struktur och arbetssätt för att jobba smart och effektivt ihop. Och dessutom i en föränderlig och komplex omvärld. Nej, det är inte enkelt, men spännande och utvecklande! De fem stegen brukar vara till stor hjälp, men följ dem inte slaviskt, utan anpassa till det som är rätt för dig och er.

De fem stegen har stora likhet med faserna inom teamutveckling – men i större skala. Du jobbar med affären samtidigt som du utvecklar teamet, organisationen och kulturen.

Steg 1: Nystart – att vilja och våga nytt.

Den här fasen handlar om att komma till en punkt där det finns ett upplevt behov av förändring, och att det finns (minst) en ledare med tillräcklig vilja och förutsättningar för att driva den.

Steg 2: Gemensamt avstamp.

Är det första viktiga jobbet att börja samla kraften i teamet och tillsammans förstå nuläget – er startpunkt – och sätta gemensamt sikte framåt.

Steg 3: Gör och lär – ledarna går före.

Kanske det viktigaste steget av alla. Här handlar det om att börja göra, även när vägen framåt är osäker och långt ifrån rak. Ledarjobbet här handlar om att gå före och visa i handling där det behövs – och att hålla i och hålla ut genom det här, ofta skaviga, utvecklingssteget.

Steg 4: Fullfölj och förbättra.

Den här fasen handlar också om uthållighet, men på ett annat sätt. Här handlar det om att träna våra nya arbetssätt – och mindset – direkt in i vardagsarbetet till det har blivit en del av våra vanor och kultur. Och att vara närvarande på resan och coacha, stötta och röja hinder där det behövs.

Steg 5: Full kraft framåt.

Här är den uppånervända pyramiden fullt etablerad – och verksamheten och människorna i den växer och frodas. När du kommer till den här fasen, så passa på och njut. För plötsligt kommer något nytt att hända som gör att det blir oordning i stimmet, och så är vi tillbaka på steg 1 igen.

När ni väl har arbetat oss igenom de fem stegen en första gång, så har ni också gjort det första och mest arbetsamma varvet i den positiva spiralen. För varje gång ni rör er igenom stegen blir det lättare och lättare.

Så småningom uppstår ett momentum som gör att maskineriet snurrar nästan ansträngningslöst och den positiva utvecklingen accelererar som av egen kraft.

Ingen av oss kommer att stanna bara i den positiva spiralen varje sekund och för evigt. Se det som att du snubblar till på vägen ibland; bara att ställa dig upp igen, borsta av dig, vara lite snäll mot dig själv och andra och starta om. För varje gång vi hamnar i och tar oss ur våra negativa mönster kommer även det att gå snabbare. Det är också en del av utvecklingsspiralen: det är genom det ständiga arbetet med att ramla och ta oss upp som vi lär oss vilka styrkor och svagheter vi och vår verksamhet har, och på så sätt bättre förstår våra mönster och vilka potentiella fallgropar och möjligheter som ligger framför oss.

De fem stegen kan omfatta en större förändringsresa i ett helt företag, men det kan också vara små, korta utvecklingsloopar för ett team eller en person. En loop som du kanske vill bygga in i uppföljningsmöten eller som helt enkelt inträffar i en vardagssituation. Vanligtvis hänger den större rörelsen ihop med många mindre. Se det här som en tankemodell för att se mönster och förstå dig själv, ditt team och din egen verksamhet.

I början kan det vara ett ensamt jobb att få igång den positiva utvecklingen och vända pyramiden. Ju större organisation och ju snabbare förändring som behövs, desto mer erfaren, stark och trygg behöver du vara som ledare, särskilt i de tidiga faserna.

Gradvis, i takt med att andra kliver in och utvecklas i sina ledarroller blir det lättare och lättare. När den goda accelerationens kraft är i full gång kommer du inte ens att behövas längre. Då är det dags att glida ur den uppånervända pyramiden och låta någon eller några av de andra ledarna ta över jobbet att hålla och stötta hela pyramiden underifrån. Om du har lett arbetet väl kommer det att vara som att dra upp en hand ur en hink med vatten och det märks inte ens att du är borta - mer än som några krusningar på vattenytan. Men din hand kommer för alltid att ha påverkat alla vattenmolekylerna i hinken på sätt som du kanske aldrig ens kommer att förstå, så se till att skillnaden du gör är positiv.

Steg 1: Nystart - att vilja och våga nytt

Startpunkten för all utveckling och förändring är att det finns någon form av vilja, behov eller skav som gör att vi känner att vi vill genomföra en förändring eller förflyttning, alltså ett upplevt gap mellan var vi är och vart vi vill.

Det behöver inte vara så tydligt definierat, kanske handlar det om en känsla, stark eller vag, att något borde vara annorlunda eller att vi vill mer. Vi kan ha nått en punkt där det är för jobbigt att vara kvar i det gamla och är beredda att ge upp det, och då är förändringskraften också stark. Det kan också handla om att det finns utvecklingsmöjligheter att ta vara på; till exempel att det finns mer potential i vår affär och mer kraft i vårt team och vår organisation, och oss själva, än vi får utväxling av.

Var och en av oss behöver ha egen grundvilja och kraft framåt, men vi behöver också växeldra, turas om att lyfta mer när det blir tungt för någon, känna uppgivenhet och peppa lite om vartannat. Det är ju det som är själva grejen med att vara ett team. Det krävs också att det finns en – och helst flera – ledare som vill och vågar driva den förändring och förflyttning som behövs. Ledare som har tillräckligt goda förutsättningar både i form av förtroende och mandat och de ledaregenskaper som krävs. Ledare som tar viljan och behovet på allvar, vill organisationens bästa och är öppna för nytt. Som är starka och modiga nog att gå emot och bryta gammalt där det behövs och som har den trygghet, uthållighet och stabilitet som krävs för att hålla i hela vägen igenom även när det är jobbigt och tålamodsprövande.

Även när den uppånervända pyramiden är fullt etablerad, så kommer ni ständigt att möta nya utmaningar och möjligheter som kräver att ni återigen öppnar upp, ändrar, utvecklar och utvecklas i det stora och det lilla.

Med tiden kommer ni att fånga signaler tidigare, redan när de är svaga, innan problem får växa sig för stora eller möjligheter glider oss ur händerna. Ni kommer att känna av omvärldsförändringar allt snabbare och utveckla er förmåga att svara an med kloka åtgärder så fort det behövs.

Det här behöver komma på plats i steg 1: nystartsfasen:

• Ett upplevt behov, ett gap mellan där vi är och dit vi vill, som är tillräckligt starkt för att ge kraft på resan.

• En (eller flera) ledare som vill och vågar driva den förändring och förflyttning som behövs, och som har tillräckligt god förmåga och förutsättningar

Steg 2: Gemensamt avstamp - förstå nuläget och sätt sikte framåt

Det andra steget handlar om att få till ett gemensamt avstamp där vi samlas kring en ärlig och gemensam bild av nuläget, accepterar det som är och sedan sätter gemensamt sikte framåt.

Genom att få upp alla olika perspektiv och information om nuläget så transparent och tydligt som möjligt lägger vi en viktig grund för att fatta kloka beslut. Det skapar också en gemensam och konkret insikt i vad som behövs framåt. Härifrån blir det enklare att ha en konstruktiv dialog om riktning och mål.

De här två aktiviteterna – att förstå nuläget och sätta gemensamt sikte framåt – brukar bli ett naturligt avstamp som sätta igång framåtrörelse som behövs för att få rätt saker att hända.

Det här kan ske på många olika nivåer. Ett större strategiarbete för hela företaget, eller ett team som behöver lyfta blicken och kraftsamla tillsammans. Men det kan lika gärna vara ett veckomöte där vi delar insikter om hur det gått, lyssnar på varandra och enas om fokus för veckan som kommer.

Oavsett sammanhang handlar det om att öppna upp, förstå nuläget och samlas som team, och sedan rikta blicken framåt – tillsammans. I en optimal värld har vi en naturlig rytm för dessa avstamp. En rytm som matchar både förändringstakten omkring oss och vår egen utvecklingstakt. Gärna ofta – så vi inte stagnerar – men med tillräckligt mellanrum för att vi ska hinna känna framdrift däremellan.

Det här behöver du få på plats i avstampsfasen:

• Ett team som har börjat öppna upp, skapa samsyn och känna gemensam vilja framåt.

• En (helst flera) ledare som håller trygghet i teamet och stretch framåt – samtidigt

• En tillräckligt tydlig bild av nuläget i alla viktiga perspektiv; kund, omvärld, team, affär.

• En tillräckligt tydlig och konkret riktning och mål framåt som ger dragkraft.

• Samsyn kring vad som är viktigast att göra och få att hända – gemensam prioritering

• Börjat mobilisera de nyckelpersoner som kommer att behövas för att genomföra, men oftast inte det perfekta teamet

Steg 3: Gör och lär - ledarna går före

I gör-och-lär-fasen testar vi de förändringar vi kommit fram till i praktiken. Det vi gör är nytt och vägen fram är sällan rak. Därför behöver vi vara som nyfikna barn som provar och utforskar även när det känns osäkert. Vi ramlar ibland, blir frustrerade, kliver upp igen och tränar tills vi kan. Vi jobbar hypotesdrivet, utforskar, testar, hjälps åt och lär oss längs vägen.

Av naturliga skäl brukar den här fasen vara rörig. Ibland sker många förändringar samtidigt på flera fronter och vi befinner oss i ett limbo mellan det gamla som vi försöker avveckla och det nya som inte riktigt är på plats än.

Det börjar bli tydligt för alla vilken resa vi är på, men vi går på osäker mark. De som vill vara med lutar sig framåt och bidrar – och deras tilltro och vilja framåt växer. Hos dem som känner sig osäkra – eller inte vill – växer frustrationen och det syns i ifrågasättande och motreaktioner. Det är ingen slump att den här fasen kallas för Storming-fasen. Här sållas agnarna från vetet och du som leder kommer att testas och utmanas. Håll i och håll ut – det blir bättre!

Allt vi gör blir inte rätt, och därför vill vi utvärdera snabbt och lära av både framgång och motgång. Nu blir det viktigt att ha en god struktur för hur vi kommunicerar, möts, följer upp, lära, ändra och fortsätta hålla gemensam riktning även när vägen är krokig, aktiviteterna blir fler och hastigheten ökar. Ju fler personer och aktiviteter och ju snabbare förändringstakt, desto tydligare behöver vi vara i både prioritering och uppföljning.

I gör-och-lär fasen börjar vi se se positiva resultat av våra insatser, men det är inte stabilt än. För vi är ju ännu inte själva stabila i våra nya arbetssätt och mindset.

Det här behöver komma på plats i gör-och-lär-fasen

• Fått ihop den röda tråden från strategi och mål till genomförande och uppföljning i vardagen

• Börjat etablera och träna in strukturer för våra nya sätt att arbeta

• Börjat formera och våra team, även tvärfunktionellt, och förbättrat samarbetet

• Stängt initiativ och aktiviteter som är lägre prioriterade, tar för mycket kraft eller till och med riskerar att spä på problem och hindra framdrift.

• Kritisk massa av ledare som vill och vågar – och som håller i hela vägen även när det skaver

• Positiv effekt av våra insatser, men fortfarande inte stabilt

Steg 4:

Fullfölj, fördjupa och förbättra

Den här fasen är till för att sprida och få igång folkrörelsen i hela verksamheten, samtidigt som vi fördjupar, förfinar och lyfter till nya nivåer där vi redan kommit långt.

Nu är tiden att befästa arbetssätt och mindset så att det inte är personberoende, utan istället naturligt i hur vi alla tänker och jobbar, det vill säga en naturlig del i kulturen. Det här kräver att vi sprider och tränar systematiskt, så att alla på allvar axlar det som behövs för att den uppånervända pyramiden ska fungera. På så sätt får både den uppånervända pyramiden och ledarskapet fäste på allvar och blir så småningom en naturlig del av hur vi jobbar och är.

Nu ser vi också tydligt vilka ledare som är naturliga talanger och nyckelspelare i vår resa framåt, och vilka som inte vill eller kan. Jag har sett talanger blomma ut starkt och direkt och vända pyramider som om de aldrig hade gjort annat. De blir viktiga förebilder som får kultur och arbetssätt att spridas ännu snabbare. Andra kommer att ha större motstånd och där tar ringarna på vattenytan helt enkelt stopp. Om en ledare för ett team inte köper in på filosofin och arbetssättet, så syns och märks det direkt. Här kommer det att gnissla i samarbetet med andra och vi får inte ut så mycket av helheten som vi skulle kunna få. För att den positiva spiralen ska utvecklas behöver de som inte delar vår filosofi och den kultur vi vill bygga nu coachas ut ur ledarrollen och sannolikt ur företaget. I något skede når vi en punkt där det uppånervända ledarskapet inte längre kan vara valbart för att den positiva spiralen ska kunna fortsätta.

Nu är det också dags att flytta ut ägarskap och beslutskraft på allvar. De som är närmast frågorna och vet mest behöver ha utrymme att göra det som behövs och fatta de beslut som krävs.

Vi vill vara snabba och enkla i vårt beslutsfattande, för då blir vi snabbrörliga. Samtidigt förutsätter det att var och en av oss förstår hur de beslut vi fattar påverkar affären, kunderna och andra i verksamheten, både på kort och lång sikt, annars kommer olika prioriteringar att börja krocka.

Produktledningen kan se fantastisk potential i ett nytt erbjudande, men om det krockar med vår IT-roadmap, behöver det redas ut innan beslutet fattas. Här har du som ledare ansvar att coacha och träna i att fatta kloka beslut tillsammans med andra – och gradvis flytta ut beslutskraft och ägarskap så nära frågorna som möjligt. Här behöver vi dra nytta av våra olika horisonter för att bli både smartare och snabbare tillsammans. Om jag är expert inom ett område ser jag ett djup som min chefs chef aldrig kommer att kunna se. Samtidigt har chefens chef en utsiktspunkt som täcker andra perspektiv och en större helhet. Båda är viktiga och behöver samspela, och det här ställer ännu större krav på informationsflöde, uppföljning, dialog och samspel mellan olika enheter och ledarnivåer.

I slutet av den här fasen börjar fiskstimmet få full fart och kraft framåt.

Känslan av “Detta fixar vi tillsammans” har vuxit sig stark, alla tar steg framåt varje dag på vår gemensamma resa och det syns i positiva resultat. Pilarna börjar peka åt rätt håll och resultaten samspelar positivt; kundlojalitet, medarbetarengagemang och finansiella resultat korsbefruktar varandra och bidrar alla till den positiva spiralen. Vårt goda rykte sprids, vi attraherar naturligt fler och fler kunder, talanger och samarbetspartners och den positiva spiralen accelererar allt snabbare.

Det här behöver komma på plats i fullfölja-fasen

• Tränat arbetssätt och mindset på bred front så det sitter i kulturen

• Strategi och mål som lever i vardagen och guidar arbete och beslut

• Välfungerande struktur för möten, beslut och uppföljning

• Snabbrörlighet och flyt i arbetet – förmåga att se och svara an snabbt på ändrade förutsättningar

• Team som naturligt formas, omformas och löses upp utifrån det som behövs just nu i ekosystemet

• Coachat eller lyft ut de personer som inte bidrar positivt

• En frisk och framgångsrik verksamhet där människor mår bra och utvecklas

Steg 5:

Full fart framåt

Den här fasen är inget regelrätt tillstånd, utan beskriver snarare en konstant framåtrörelse där vi tar oss igenom de tidigare stegen om och om igen i allt snabbare takt tills vi har ett momentum där vår utveckling sker så naturligt att det känns som att det sker nästan av sig själv. Fiskstimmet rör sig framåt som en enda stor organism med full fart och kraft, även när allt omkring oss rör på sig och ändras hela tiden. Det syns i våra resultat, som utvecklas positivt och stabilt. Även i riktigt svåra utmaningar hittar vi nya vägar och möjligheter fram.

Här jobbar vi alla nära våra kunder och utvecklas naturligt i takt med omvärlds-förändringarna. Var och en av oss bidrar med vårt bästa för helheten och vi hjälps åt där det behövs. Inte för att någon säger till oss, utan för att det är sådana vi är.

Innovation och förnyelse sker överallt. Vi har kommit långt, men är ändå nyfikna och hungriga på att fortsätta utvecklas. Den formella ledarrollen är inte så viktig längre.

När vi känner att vårt drömläge är uppnått gläds vi åt det och firar, för att sedan drömma ännu större och sätta siktet på nästa nivå. Vi hänger i och fullföljer där det behövs och fortsätter att lära nytt, förbättra och utvecklas hela tiden. Så fort vi kommer upp på en ny bergstopp har horisonten flyttat sig och därför ser vi hela tiden nya stjärnor som visar vägen framåt. Precis som i karatefilosofin vet vi att det inte finns någon gräns för hur långt vi kan utvecklas och vi slutar inte bara för att vi avancerat till svart bälte. Då återgår vi till det vita nybörjarbältet, öppnar upp för nytt och påbörjar en ny utvecklingsloop i den positiva spiralen av människor och affärer som växer tillsammans. Och med det är tiden också inne för dig som leder att gå vidare i din nästa utvecklingsloop i den goda accelerationen.

Eftersom det inte finns några perfekta människor kommer det inte heller att finnas några perfekta företag, men förhoppningsvis har du någon gång upplevt känslan av det perfekta fiskstimmet i ett team, ett projekt eller ett företag där du har jobbat. Det är få av oss, om ens någon, som kan stanna i den här fasen någon längre tid. Kanske gör du ett kort besök i den här fasen då och då, men förr eller senare lär något hända som gör att fiskstimmet hamnar i oordning igen.

Tips till dig som leder

Ja, det finns nog ingen verksamhet som är så här perfekt. Men kanske en del av verksamheten, en del av tiden. Så tipset är att använda det här som en målbild i sig. Och att identifiera, bygga och sprida de goda exempel som finns där du är. Sedan vara uthålliga med att bygga mer och mer positiv utveckling och snabbt bryta negativa mönster där det uppstår.

Att vända pyramiden är ett maraton och inte ett sprintlopp, så var tålmodig och systematisk och låt det ta den tid som krävs. Det är en skön resa när vi väl är igång, så njut av den och stressa inte till målet. Det finns ändå ingen slutpunkt – bara fortsatt utveckling.

En reflektionspaus

Ta några minuter och reflektera över hur det är där du är. Befinner ni er i någon av de fem stegen – eller kanske flera av dem? Hur märks det i verksamheten, teamet och resultaten? Vad har ni för goda exempel att bygga på? Vad behövs för att ni ska fortsätta röra er framåt? Vad kan du göra och bidra med där du är?

anna.philipson@goodaccelerator.com